Widerspruch Nebenkostenabrechnung: Muster

Bevor Sie das Muster verwenden

Ein Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung ist rechtlich eine Einwendung nach § 556 Abs. 3 BGB. Sie muss dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung zugehen. Prüfen Sie vor dem Schreiben deshalb zuerst, wann Ihnen die Abrechnung zugegangen ist und wie viel Zeit noch bleibt.

Gehen Sie die Abrechnung danach systematisch durch:

Sind Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Ihr Anteil und Ihre Vorauszahlungen angegeben?
Sind alle Kostenarten im Mietvertrag vereinbart und überhaupt umlagefähig?
Stimmen Wohnfläche, Personenzahl und Verbrauchswerte?
Gibt es deutliche Abweichungen gegenüber dem Vorjahr?
Wurde bei den Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet und die CO2-Kostenaufteilung berücksichtigt?

Notieren Sie für jede Auffälligkeit, warum Sie sie für falsch halten. Je konkreter Ihre Einwendungen, desto eher muss der Vermieter darauf eingehen.

Musterschreiben: Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung

Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch Ihre eigenen und streichen Sie Punkte, die auf Ihren Fall nicht zutreffen. Das Muster ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.

Maria Musterfrau
Musterstraße 1
12345 Musterstadt

Herrn / Frau / Firma [Vermieter oder Hausverwaltung]
[Straße, Hausnummer]
[PLZ, Ort]

Musterstadt, [Datum]

Mietverhältnis: [Straße, Hausnummer, Lage der Wohnung]
Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum
[01.01.20XX bis 31.12.20XX] vom [Datum der Abrechnung]

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ihre Betriebskostenabrechnung für den oben genannten Zeitraum habe ich am
[Datum des Zugangs] erhalten. Gegen die Abrechnung erhebe ich gemäß
§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB folgende Einwendungen:

1. Position [Bezeichnung, z. B. Hauswart]:
   [Begründung, z. B. Die Kosten sind gegenüber dem Vorjahr um [Betrag]
   gestiegen. Nach meinen Informationen enthalten sie Kosten für
   Reparaturen, die nicht umlagefähig sind.]

2. Position [Bezeichnung, z. B. Verwaltungskosten]:
   [Begründung, z. B. Verwaltungskosten sind keine Betriebskosten und
   dürfen nicht umgelegt werden.]

3. Umlageschlüssel [Bezeichnung]:
   [Begründung, z. B. Sie haben eine Wohnfläche von [xx] m² zugrunde
   gelegt. Laut Mietvertrag beträgt die Wohnfläche [xx] m².]

4. Vorauszahlungen:
   [Begründung, z. B. Ich habe im Abrechnungszeitraum Vorauszahlungen in
   Höhe von [Betrag] geleistet. Berücksichtigt sind nur [Betrag].]

Zur Prüfung der Abrechnung bitte ich um Einsicht in sämtliche
Abrechnungsunterlagen einschließlich der Rechnungen, Verträge und
Verteilerschlüssel. Bitte teilen Sie mir bis zum [Datum, ca. 2 Wochen]
mögliche Termine mit.

Bis zur Klärung der genannten Punkte und bis zur Gewährung der
Belegeinsicht halte ich die Nachzahlung [in Höhe von Betrag / in voller
Höhe] zurück. Weitere Einwendungen nach Einsicht in die Belege behalte
ich mir ausdrücklich vor.

Ich bitte um Übersendung einer korrigierten Abrechnung.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]
Maria Musterfrau

Platzhalter in [eckigen Klammern] ersetzen.

Erläuterungen zum Muster

Konkrete Positionen: Benennen Sie jede beanstandete Kostenart einzeln mit Betrag und Begründung. Pauschale Einwendungen wie „Die Abrechnung ist zu hoch“ genügen in der Regel nicht.
Belegeinsicht: Wenn Sie die Belege noch nicht kennen, verlangen Sie die Einsicht im selben Schreiben. So können Sie Ihre Einwendungen später ergänzen.
Zurückbehaltung: Halten Sie nur den Betrag zurück, den Sie tatsächlich für streitig halten. Den unstreitigen Teil sollten Sie in der Regel zahlen. Verweigert der Vermieter die Belegeinsicht, kann ein Zurückbehaltungsrecht an der gesamten Nachzahlung bestehen.
Vorbehalt: Der Satz zum Vorbehalt weiterer Einwendungen macht deutlich, dass Sie die Abrechnung noch nicht abschließend geprüft haben. Beachten Sie aber: Auch weitere Einwendungen müssen innerhalb der zwölfmonatigen Frist erhoben werden.
Höfliche, sachliche Sprache: Das Mietverhältnis besteht weiter. Ein sachlicher Ton erleichtert eine Einigung.

Richtig versenden und Zugang nachweisen

Ihre Einwendungen müssen dem Vermieter innerhalb der Frist zugehen. Im Streitfall müssen Sie den Zugang beweisen. Geeignet sind:

persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung auf einer Kopie,
Einwurf durch einen Boten, der den Inhalt kennt und den Einwurf bezeugen kann,
Einwurf-Einschreiben, wobei Sie den Einlieferungsbeleg und den Auslieferungsnachweis aufbewahren sollten.

Eine E-Mail kann ausreichen, da das Gesetz keine bestimmte Form vorschreibt. Der Nachweis des Zugangs ist aber schwieriger. Wenn die Frist knapp ist, sollten Sie zusätzlich einen nachweisbaren Weg wählen. Adressieren Sie das Schreiben an den Vermieter oder an die Hausverwaltung, wenn diese die Abrechnung erstellt hat und für den Vermieter handelt.

Typische Formulierungen für häufige Fehler

Diese Bausteine können Sie in das Muster übernehmen, wenn sie zu Ihrem Fall passen:

„Die Position ‚Verwaltungskosten‘ ist nicht umlagefähig und daher zu streichen.“
„Die Kosten für [Kostenart] sind im Mietvertrag nicht als umlagefähige Betriebskosten vereinbart.“
„Die Heizkosten wurden nicht verbrauchsabhängig abgerechnet. Ich kürze meinen Anteil gemäß § 12 HeizkostenV um 15 Prozent.“

Wie es nach dem Widerspruch weitergeht

Nach Eingang Ihrer Einwendungen hat der Vermieter mehrere Möglichkeiten: Er kann die Abrechnung korrigieren, Ihnen Belegeinsicht gewähren und die Positionen erläutern, an seiner Abrechnung festhalten oder die Nachzahlung gerichtlich geltend machen. Häufig klären sich Streitpunkte bereits nach der Belegeinsicht.

Bleibt der Vermieter bei seiner Forderung und halten Sie Ihre Einwendungen für berechtigt, kann eine anwaltliche Prüfung sinnvoll sein. Über einspruch.eu laden Sie die Abrechnung und Ihr Schreiben hoch. Eine unabhängige Partnerkanzlei für Mietrecht prüft, ob Ihre Einwendungen tragfähig sind, und übernimmt auf Wunsch die weitere Korrespondenz. Eine Rechtsschutzversicherung mit Mietrechtsschutz kann die Kosten übernehmen.

Zahlen Sie die monatliche Miete und die laufenden Vorauszahlungen unabhängig vom Streit über die Abrechnung weiter. Erhöht der Vermieter nach einer fehlerhaften Abrechnung die Vorauszahlungen, kann auch diese Anpassung angreifbar sein.

Unsicher, ob sich ein Widerspruch lohnt? Eine Partnerkanzlei schaut sich Ihren Bescheid kostenlos an. Jetzt Ersteinschätzung anfordern.

Häufige Fragen

Ist ein Widerspruch per E-Mail wirksam?

Für Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung ist keine bestimmte Form vorgeschrieben, eine E-Mail kann also genügen. Weil Sie den Zugang beweisen müssen, ist ein nachweisbarer Versand per Bote oder Einschreiben aber sicherer.

Muss ich die Nachzahlung trotz Widerspruch zahlen?

Den unstreitigen Teil in der Regel ja. Den streitigen Betrag können Sie zurückhalten. Solange der Vermieter die Belegeinsicht verweigert, kann ein Zurückbehaltungsrecht an der gesamten Nachzahlung bestehen.

Kann ich nach dem Widerspruch weitere Fehler nachschieben?

Ja, solange die zwölfmonatige Einwendungsfrist noch läuft. Danach sind neue Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen. Ein Vorbehalt im ersten Schreiben verlängert die Frist nicht.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtslage und Beträge können sich ändern; maßgeblich ist Ihr konkreter Bescheid.

Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung – Muster und Vorlage