Fristen bei der Nebenkostenabrechnung: Vermieter und Mieter

Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist des Vermieters

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten muss der Vermieter jährlich abrechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Der Abrechnungszeitraum beträgt höchstens zwölf Monate. Er muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen; viele Vermieter rechnen aber von Januar bis Dezember ab.

Die Abrechnung ist Ihnen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember 2026 bei Ihnen eingehen. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Datum des Schreibens oder der Absendung.

Wird die Frist versäumt, ist eine Nachforderung des Vermieters nach § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB grundsätzlich ausgeschlossen. Das gilt nur dann nicht, wenn der Vermieter die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat, etwa weil ein Grundsteuerbescheid rückwirkend geändert wurde. Ein Guthaben zu Ihren Gunsten muss er auch bei verspäteter Abrechnung auszahlen. Rechnet er gar nicht ab, können Sie unter Umständen die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten oder nach Ende des Mietverhältnisses die Vorauszahlungen zurückverlangen.

Die Einwendungsfrist des Mieters

Nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB hat der Mieter Einwendungen gegen die Abrechnung dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann er Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (Satz 6).

Die Frist betrifft Einwendungen gegen die Abrechnung, also etwa falsche Umlageschlüssel, nicht umlagefähige Positionen oder unzutreffende Verbrauchswerte. Sie beginnt nur zu laufen, wenn Ihnen eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugegangen ist. Formell ordnungsgemäß ist eine Abrechnung, wenn sie in nachvollziehbarer Weise die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, die Berechnung Ihres Anteils und den Abzug Ihrer Vorauszahlungen enthält.

Beispiele zur Fristberechnung

Die Einwendungsfrist läuft „bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang“. Nach herrschender Auffassung endet sie deshalb am Ende des Monats, der zwölf Monate nach dem Zugangsmonat liegt. Wer auf Nummer sicher gehen will, reicht die Einwendungen deutlich früher ein. Es gibt keinen Grund, bis zum letzten Tag zu warten.

Die Fälligkeit einer Nachzahlung ist von der Einwendungsfrist unabhängig. Nachzahlungen werden in der Regel mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig, wobei Ihnen eine angemessene Prüfzeit zusteht. Viele Vermieter setzen eine Zahlungsfrist von zwei bis vier Wochen.

Was als ausreichende Einwendung gilt

Für Einwendungen schreibt das Gesetz keine Form vor. Aus Beweisgründen sollten Sie aber schriftlich widersprechen. Eine pauschale Erklärung wie „Ich bin mit der Abrechnung nicht einverstanden“ reicht in der Regel nicht. Sie sollten die beanstandeten Positionen benennen und kurz begründen, warum Sie sie für falsch halten.

• Bezeichnen Sie die Abrechnung mit Datum und Abrechnungszeitraum.
• Nennen Sie jede beanstandete Position einzeln, zum Beispiel „Hauswart: enthält Reparaturkosten“.
• Verlangen Sie, soweit nötig, Einsicht in die Belege.
• Erklären Sie, ob und in welcher Höhe Sie die Nachzahlung zurückhalten.

Haben Sie innerhalb der Frist Belegeinsicht verlangt und erhalten diese erst spät, sollten Sie Ihre Einwendungen trotzdem vorsorglich innerhalb der Frist erheben und nach der Einsicht ergänzen.

Häufige Irrtümer zu den Fristen

• „Ich habe die Nachzahlung bezahlt, also kann ich nichts mehr tun.“ Falsch. Auch nach einer Zahlung können Sie innerhalb der zwölf Monate Einwendungen erheben und zu viel Gezahltes zurückverlangen.
• „Die Frist läuft ab dem Datum auf der Abrechnung.“ Maßgeblich ist der Zugang bei Ihnen, nicht das Erstellungsdatum.
• „Ein Anruf bei der Hausverwaltung genügt.“ Mündliche Einwendungen sind schwer zu beweisen. Erheben Sie sie schriftlich und nachweisbar.
• „Eine korrigierte Abrechnung verlängert die Frist für den Vermieter.“ Nachforderungen aus einer Korrektur nach Fristablauf sind grundsätzlich ebenso ausgeschlossen, wenn der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat.
• „Für Guthaben gibt es keine Frist.“ Ihr Anspruch auf ein Guthaben unterliegt der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist.

Sonderfälle: Auszug, Eigentümerwechsel, Gewerbe

• Auszug: Auch nach dem Ende des Mietverhältnisses muss der Vermieter über die Zeit Ihrer Mietdauer abrechnen. Er darf einen angemessenen Teil der Kaution zurückbehalten, bis die Abrechnung vorliegt. Die Fristen gelten genauso.
• Eigentümerwechsel: Wird die Wohnung verkauft, ist grundsätzlich derjenige zur Abrechnung verpflichtet, der zum Ende des Abrechnungszeitraums Vermieter war.
• Gewerbemiete: Die Ausschlussfristen des § 556 Abs. 3 BGB gelten nur für Wohnraum. Bei Gewerbeflächen kommt es auf den Vertrag an.
• Eigentumswohnung: Vermietet ein Wohnungseigentümer, muss er trotzdem fristgerecht abrechnen. Verzögerungen der Hausverwaltung bei der Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft entlasten ihn in der Regel nicht.

Bei Unsicherheiten zu Fristen kann eine Partnerkanzlei über einspruch.eu prüfen, ob die Abrechnung rechtzeitig zugegangen ist und ob Ihre Einwendungen noch möglich sind.

Häufige Fragen

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtslage und Beträge können sich ändern; maßgeblich ist Ihr konkreter Bescheid.