Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung verlangen

Woraus sich das Recht auf Belegeinsicht ergibt

Wer abrechnet, muss die Abrechnung auf Verlangen auch belegen. Dieser Grundsatz folgt aus § 259 BGB, wonach derjenige, der Rechenschaft abzulegen hat, Belege vorzulegen hat, soweit solche erteilt zu werden pflegen. Für die Betriebskostenabrechnung bedeutet das: Sie können verlangen, die Unterlagen einzusehen, auf denen die Abrechnung beruht.

Das Einsichtsrecht steht Ihnen zu, ohne dass Sie ein besonderes Interesse begründen müssen. Sie brauchen keinen konkreten Verdacht auf einen Fehler. Es genügt, dass Sie die Abrechnung überprüfen möchten. Das Recht besteht auch dann, wenn Sie die Nachzahlung bereits bezahlt haben, solange die Einwendungsfrist noch läuft.

Welche Unterlagen Sie einsehen dürfen

• Rechnungen der Versorger für Wasser, Abwasser, Müll, Allgemeinstrom und Heizenergie,
• Grundsteuerbescheide,
• Versicherungsverträge und Beitragsrechnungen,
• Verträge und Rechnungen von Hausmeister-, Reinigungs- und Gartendiensten,
• Wartungsverträge, etwa für Aufzug oder Heizungsanlage,
• Ablesebelege und Abrechnungen des Messdienstes,
• Unterlagen zur Flächenberechnung und zum Verteilerschlüssel,
• bei Eigentumswohnungen die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft, soweit sie die abgerechneten Kosten belegt.

Bei verbrauchsabhängigen Kosten kann sich die Einsicht auch auf die Verbrauchswerte anderer Wohnungen erstrecken, soweit dies zur Überprüfung der Verteilung erforderlich ist. Datenschutzrechtliche Bedenken stehen dem nach überwiegender Auffassung in diesem Umfang nicht entgegen.

Wo und wie die Einsicht stattfindet

Grundsätzlich findet die Belegeinsicht dort statt, wo die Unterlagen geführt werden, also beim Vermieter oder bei der Hausverwaltung. Liegt deren Sitz weit entfernt, kann die Einsicht am Ort der Mietwohnung verlangt werden. Sie haben Anspruch darauf, die Originalbelege zu sehen; der Vermieter kann Sie nicht ohne Weiteres auf Kopien oder Scans verweisen. Bei digital geführten Unterlagen kann eine Einsicht in die elektronischen Dokumente ausreichend sein.

Praktische Tipps für den Termin:

1. Vereinbaren Sie einen Termin schriftlich und nennen Sie die Abrechnung, die Sie prüfen möchten.
2. Nehmen Sie die Abrechnung, den Mietvertrag und eine Liste Ihrer Fragen mit.
3. Fotografieren Sie relevante Belege, sofern das erlaubt wird, oder machen Sie sich Notizen.
4. Bringen Sie, wenn Sie möchten, eine Vertrauensperson mit, etwa ein Mitglied des Mietervereins oder eine Anwältin.

Einen Anspruch auf Übersendung von Kopien haben Sie nur ausnahmsweise, etwa wenn Ihnen die Einsicht vor Ort nicht zumutbar ist. Der Vermieter kann dafür eine angemessene Kostenerstattung verlangen.

Was gilt, wenn der Vermieter die Einsicht verweigert?

Verweigert der Vermieter die Belegeinsicht oder verzögert er sie ohne Grund, müssen Sie eine Nachzahlung in der Regel zunächst nicht leisten. Ihnen steht ein Zurückbehaltungsrecht zu, bis Sie die Abrechnung prüfen konnten. Klagt der Vermieter auf Zahlung, ohne Einsicht gewährt zu haben, kann die Klage insoweit derzeit unbegründet sein.

Wichtig ist dabei, dass Sie die Einsicht nachweisbar verlangt haben. Fordern Sie sie deshalb schriftlich an und setzen Sie eine angemessene Frist. Bleibt der Vermieter untätig, sollten Sie innerhalb der zwölfmonatigen Einwendungsfrist dennoch Einwendungen erheben und darauf hinweisen, dass eine abschließende Prüfung ohne Belege nicht möglich war.

Musterformulierung: Belegeinsicht anfordern

Für die Anforderung der Belegeinsicht genügt ein kurzes Schreiben. Wichtig sind die eindeutige Bezeichnung der Abrechnung, die Bitte um Terminvorschläge und eine angemessene Frist. Eine mögliche Formulierung:

„Sehr geehrte Damen und Herren, zur Prüfung Ihrer Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [Zeitraum] vom [Datum] bitte ich um Einsicht in sämtliche Abrechnungsunterlagen, insbesondere die Rechnungen, Verträge, Verbrauchsablesungen und die Unterlagen zu den Verteilerschlüsseln. Bitte nennen Sie mir bis zum [Datum] zwei bis drei mögliche Termine. Bis zur Gewährung der Einsicht mache ich hinsichtlich der Nachzahlung von meinem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch.“

Je nach Lage kann es sinnvoll sein, bereits im selben Schreiben konkrete Einwendungen zu erheben, damit die zwölfmonatige Frist gewahrt ist. Bewahren Sie eine Kopie und den Zugangsnachweis auf.

Lassen Sie sich nicht auf einen Termin ein, der Ihnen zeitlich oder örtlich nicht zumutbar ist, ohne eine Alternative vorzuschlagen. Kommt der Vermieter Ihrer Bitte nicht nach, dokumentieren Sie das. Wenn die Hausverwaltung nur einen Teil der Belege vorlegt, benennen Sie schriftlich, welche Unterlagen fehlen.

Mit der Einsicht prüfen Sie nicht nur die Beträge, sondern auch die Zuordnung: Gehört eine Rechnung wirklich zu Ihrem Gebäude und zum Abrechnungszeitraum? Wurden Gutschriften und Rückerstattungen von Versorgern berücksichtigt? Gerade bei großen Wohnanlagen mit mehreren Häusern kommt es vor, dass Kosten falsch zugeordnet werden. Notieren Sie solche Beobachtungen am besten sofort mit Rechnungsnummer, Datum und Betrag.

Belegeinsicht als Grundlage für Einwendungen

Die Einsicht ist kein Selbstzweck, sondern die Grundlage für gezielte Einwendungen. Häufige Erkenntnisse aus der Belegprüfung sind zum Beispiel Rechnungen, die einen anderen Zeitraum betreffen, Reparaturleistungen in Hauswart- oder Wartungsrechnungen, Kosten für andere Gebäude oder Rechnungsbeträge, die nicht mit der Abrechnung übereinstimmen.

Über einspruch.eu können Sie Ihre Abrechnung und die Ergebnisse der Belegeinsicht einer unabhängigen Partnerkanzlei zur Prüfung vorlegen. Die Kanzlei schätzt ein, welche Positionen beanstandet werden sollten, und kann die Einwendungen für Sie formulieren. Die Informationen hier sind allgemein und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Häufige Fragen

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtslage und Beträge können sich ändern; maßgeblich ist Ihr konkreter Bescheid.