Abmahnung erhalten: Gegendarstellung, Entfernung, Folgen

Was eine Abmahnung ist und welche Funktion sie hat

Mit einer Abmahnung beanstandet der Arbeitgeber ein konkretes Fehlverhalten und fordert Sie auf, es künftig zu unterlassen. Zugleich droht er für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung an. Diese Warnfunktion ist entscheidend: Erst wenn Sie gewarnt wurden und erneut gleichartig gegen Pflichten verstoßen, ist eine verhaltensbedingte Kündigung in vielen Fällen verhältnismäßig.

Eine Abmahnung ist an keine gesetzliche Form gebunden und kann auch mündlich ausgesprochen werden. Aus Beweisgründen erfolgt sie aber meist schriftlich. Abmahnen kann nicht nur der Arbeitgeber selbst, sondern jede Person, die Ihnen gegenüber weisungsbefugt ist.

Nicht jede Kündigung setzt eine Abmahnung voraus. Bei besonders schweren Pflichtverletzungen, deren Rechtswidrigkeit offensichtlich ist, kann sie entbehrlich sein. Umgekehrt ersetzt eine Abmahnung keinen Kündigungsgrund: Sie muss sich auf ein gleichartiges Fehlverhalten beziehen, damit sie eine spätere Kündigung stützt.

Typische Fehler in Abmahnungen

Abmahnungen sind häufiger angreifbar, als viele denken. Eine Partnerkanzlei achtet unter anderem auf diese Punkte:

• Unbestimmter Vorwurf: Formulierungen wie „Sie kommen ständig zu spät“ ohne Datum, Uhrzeit und konkreten Sachverhalt reichen in der Regel nicht.
• Unzutreffende Tatsachen: Hat sich der Vorfall anders abgespielt oder gar nicht ereignet, ist die Abmahnung unberechtigt.
• Keine Pflichtverletzung: Das beanstandete Verhalten verstößt nicht gegen Arbeitsvertrag, Weisung oder Gesetz.
• Fehlende Warnung: Es wird nicht deutlich, dass im Wiederholungsfall der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Dann liegt eher eine Ermahnung vor.
• Unverhältnismäßigkeit: Für eine geringfügige, einmalige Verfehlung kann eine Abmahnung überzogen sein.
• Sammelabmahnung: Werden mehrere Vorwürfe in einem Schreiben zusammengefasst und trifft nur einer nicht zu, kann die gesamte Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen sein.

Ihre Möglichkeiten: Schweigen, Gegendarstellung, Entfernung

Für die Reaktion auf eine Abmahnung gibt es keine gesetzliche Frist. Sie müssen also nicht sofort handeln, sollten aber in Ruhe entscheiden, welcher Weg zu Ihrer Situation passt.

Wichtig zu wissen: Auch wenn Sie sich nicht gegen eine Abmahnung wehren, können Sie ihre Berechtigung in einem späteren Kündigungsschutzprozess noch bestreiten. Dann muss der Arbeitgeber die Vorwürfe beweisen. Gerade deshalb ist das Schweigen manchmal eine bewusste Strategie.

So ist eine Gegendarstellung aufgebaut

Entscheiden Sie sich für eine Gegendarstellung, sollte sie sachlich, kurz und auf Tatsachen beschränkt sein. Bewährt hat sich folgender Aufbau:

1. Bezug auf die Abmahnung mit Datum und Vorwurf,
2. Darstellung des Sachverhalts aus Ihrer Sicht mit Daten, Uhrzeiten und gegebenenfalls Zeugen,
3. Hinweis auf entlastende Umstände, etwa fehlende Weisung oder betriebliche Ursachen,
4. Bitte, die Gegendarstellung zur Personalakte zu nehmen, und gegebenenfalls die Aufforderung, die Abmahnung zu entfernen.

Vermeiden Sie Vorwürfe gegen Vorgesetzte, Emotionen und Eingeständnisse. Schreiben Sie nichts, was Sie nicht belegen können. Lassen Sie sich den Eingang bestätigen oder übergeben Sie das Schreiben gegen Empfangsquittung. Ihr Recht auf Einsicht in die Personalakte nach § 83 Abs. 1 BetrVG ermöglicht Ihnen später zu prüfen, ob die Gegendarstellung beigefügt wurde.

Abmahnung in der Probezeit, bei Krankheit und im Homeoffice

Einige Situationen führen besonders häufig zu Abmahnungen und Fragen:

• Probezeit und Wartezeit: In den ersten sechs Monaten gilt das Kündigungsschutzgesetz noch nicht. Der Arbeitgeber braucht dann für eine Kündigung keinen Grund und damit auch keine vorherige Abmahnung. Eine Gegendarstellung kann trotzdem sinnvoll sein, um Ihre Sicht festzuhalten.
• Krankheit: Krank zu sein ist kein Pflichtverstoß. Abgemahnt werden kann aber zum Beispiel eine verspätete Krankmeldung oder ein Verhalten, das die Genesung gefährdet.
• Homeoffice und Arbeitszeit: Vorwürfe zu Erreichbarkeit oder Arbeitszeiterfassung hängen stark von den vereinbarten Regeln ab. Prüfen Sie, ob es eine klare Weisung oder Betriebsvereinbarung gab.
• Private Internetnutzung: Entscheidend ist, ob und in welchem Umfang die private Nutzung erlaubt oder geduldet war.

In all diesen Fällen gilt: Der Arbeitgeber muss den konkreten Vorwurf benennen und im Streitfall beweisen. Notieren Sie sich deshalb möglichst bald, wie sich der beanstandete Vorfall aus Ihrer Sicht abgespielt hat, wer dabei war und welche Unterlagen, E-Mails oder Chatverläufe Ihre Darstellung stützen. Diese Notizen sind für eine spätere Gegendarstellung oder einen Prozess wertvoll, auch wenn Sie zunächst nichts unternehmen.

Von der Abmahnung zur Kündigung

Folgt nach einer Abmahnung eine verhaltensbedingte Kündigung, beginnt die Drei-Wochen-Frist für die Kündigungsschutzklage nach § 4 KSchG. Im Prozess wird dann geprüft, ob die Abmahnung berechtigt war, ob der neue Vorfall gleichartig ist und ob die Kündigung verhältnismäßig ist. Eine einzelne, länger zurückliegende Abmahnung verliert mit der Zeit an Gewicht; feste Fristen dafür gibt es aber nicht.

Wenn Sie eine Abmahnung erhalten haben und befürchten, dass eine Kündigung folgt, kann eine frühe Prüfung sinnvoll sein. Über einspruch.eu schildern Sie Ihren Fall, und eine unabhängige Partnerkanzlei schätzt ein, ob die Abmahnung angreifbar ist und wie Sie sich verhalten sollten. Diese Informationen sind allgemein und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.

Häufige Fragen

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtslage und Beträge können sich ändern; maßgeblich ist Ihr konkreter Bescheid.